Par Jean Lepage, développeur économique, auteur et conférencier

Vous accordez une haute importance à la collaboration pour le développement stratégique de votre entreprise?  

Imaginez une méthode d’animation qui peut libérer toute la créativité et l’innovation de votre entreprise en une seule journée. C’est possible grâce au Forum Ouvert (FO), en anglais : Open Space Technology – est une méthode d’animation de groupe ayant l’avantage d’aller plus en profondeur que la plupart des autres démarches. Sa particularité est la confiance totale qu’elle accorde aux participants : ce sont eux qui établissent l’ordre du jour et prennent en charge les sujets autour d’un thème commun.

Le forum ouvert est fondé sur la passion et la responsabilité. Sans passion, personne n’est intéressé et sans responsabilité, rien ne sera fait. Il est approprié dans les situations où un problème majeur doit être résolu, avec des solutions requises pour hier. Ça marche à coup sûr!

 Source NASA

Ce qui distingue la méthode du forum ouvert des autres méthodes, c’est qu’elle offre aux participants de choisir eux-mêmes les sujets à aborder autour d’un thème rassembleur que vous avez choisi. Puis de se rassembler en petits groupes selon les sujets qui les interpellent. Enfin, les participants réfléchissent ensemble sur les actions à mettre en place.

Environ 60 000 forums ouverts se sont tenus dans plus de 124 pays, impliquant des millions de personnes. Mise au point par Harrison Owen dans les années 1980, cette méthode collaborative convient à des groupes pouvant aller de 5 à 2000 participants.

Comment se déroule un forum ouvert

Au début de la séance, les participants construisent ensemble l’ordre du jour et choisissent les sujets à aborder en lien avec le thème général. Ceux qui proposent un sujet en prennent automatiquement la responsabilité : ils animeront leur discussion et synthétiseront les débats. Lorsque les thèmes à discuter sont connus et visibles, chacun des participants choisit les sujets qui l’intéressent et c’est parti! La seule règle qui prévaut est la « loi des deux pieds » : dès que l’on cesse d’apprendre ou de contribuer, on prend ses deux pieds et on se rend à un autre atelier où on sera plus productif.

Chaque groupe est invité à résumer les discussions et à partager les idées les plus intéressantes avec tous les participants. L’animateur peut ensuite synthétiser les idées et les conclusions qui ont émergé du forum ouvert.

Ensuite, les participants analyseront les résultats d’un forum ouvert pour en faire ressortir des énoncés d’actions à réaliser. On peut ainsi regrouper les actions selon leurs intérêts, puis les reformuler. On traduira ensuite ces énoncés en recommandations pratiques et en plan d’action concret.

À la fin d’un forum ouvert, les résultats seront partagés avec tous les participants afin d’assurer un suivi.

De nombreuses entreprises (IBM, Ford, Google, Proctor & Gamble…) ont utilisé la méthode du forum ouvert pour aborder différents thèmes et problèmes courants d’une entreprise, tels que susciter l’innovation, construire une culture d’entreprise, développer des produits, accroitre la productivité, faire vivre une expérience-client exceptionnelle, intégrer le développement durable dans les opérations, et même faire une planification stratégique.

Les possibilités sont vastes! Même des organismes de développement économique, comme le CIDAL, ou des organismes comme la Gatineau Loppet ont utilisé avec succès la méthode du FO pour leur planification stratégique. Pour en savoir plus sur cette méthode, cliquez ici.

Le forum ouvert est une méthode efficace pour encourager la participation active des employés, stimuler la créativité et l’innovation et résoudre les problèmes de manière collaborative. Vous désirez explorer cette possibilité? Cela me fera plaisir de vous aider à explorer cette méthode ou à trouver une approche qui vous convient mieux.

Références

• OWEN, Harrison, Pratique du forum ouvert: Un outil pour faciliter l’intelligence collective, 3^e Edition, InterEditions, 2020
• HOLMAN, Peggy, DEVANE , Tom et CADY, Steven, The Change Handbook: The Definitive Resource on Today’s Best Methods for Engaging Whole Systems, Berrett-Koehler Publishers, 2007, ISBN-13 978-1576753798.
• A Brief User’s Guide to Open Space Technology [en ligne]. Open space World.