Par Jean Lepage, développeur économique, auteur et conférencier

Le concept de la rencontre

Le Forum Ouvert est un concept inventé par Harrison Owen en 1992. C’est un moyen innovant et très efficace d’engager des personnes de perspectives différentes dans des conversations significatives qui peuvent devenir des sessions productives de résolution de problèmes et de planification autour de problèmes complexes. Le format de conception :

• Laisse les participants concevoir l’ordre du jour et promet que tout ce qui est important pour l’un des participants sur le thème a la possibilité d’être discuté
  
  
• Permet aux participants de se connecter avec d’autres personnes qui partagent leurs intérêts lors de la réunion avec la possibilité de continuer à se réseauter avec ces personnes au-delà de la réunion
                                                      
• Reconnaît l’expérience et l’expertise que les participants ont et travaille avec sagesse sur le thème
                                                      
• Fournit l’opportunité d’avoir des conversations significatives sur le thème, tout en impliquant et en connectant les participants
                                                      
• Permet aux participants de passer d’une discussion à l’autre afin qu’à chaque instant les gens continuent d’apprennent ou de contribuer, sans perdre de temps, d’énergie ou leur passion.
                                                      
• Fournit un résumé écrit de chaque session, affiché sur un mur pendant la réunion dès que le résumé est enregistré et est compilé dans un livre des actes que chaque participant peut utiliser au-delà de la réunion pour les travaux en cours.
                                                      
• Prend en charge la planification des actions lors de la réunion elle-même et au-delà.

Le Forum Ouvert peut travailler avec 5 à 2000 participants, dans des sessions d’une durée de 1 à 3 jours. Cela nécessite une installation avec une salle suffisamment grande pour accueillir les participants dans un grand cercle ouvert et un certain nombre d’espaces de réunion plus petits, qui peuvent être utilisés pour les séances en petits groupes qui émanent du grand cercle.

Afin d’avoir des comptes rendus produits lors de la réunion, il est également nécessaire d’avoir un certain nombre d’ordinateurs reliés à une imprimante (ou sur un fichier virtuel) pour que les participants saisissent les résumés de leurs réunions.

Les bases des forums ouverts                                

La méthode du Forum Ouvert est un processus qui permet à un groupe de définir son propre programme de sujets, de temps et d’espaces pour se rencontrer et discuter des problèmes les plus significatifs pour les participants. L’ordre du jour est construit par les participants au début de la rencontre en soulevant et en identifiant les grandes questions que les gens souhaitent approfondir avec leurs collègues.

Il s’agit d’un processus autogéré et autogéré qui optimise les perspectives et l’interaction des personnes intéressées par les sujets choisis. Étant donné que chaque groupe de discussion a un « secrétaire », qui fait le résumé afin que chaque discussion soit rapidement disponible à tous les participants.

Dans un forum ouvert « pur », un thème est établi par les organisateurs, pour orienter les questions de discussion (sujets, idées, problèmes…) et à la fin de chaque journée, ces sujets convergent pour être discutés le lendemain.

Les quatre mécanismes

• Cercle ouvert pour les discussions
                                                      
• Souffle – énergie et voix collectives
                                                      
• Babillard – affichage public des sujets à discuter
                                                      
• Place du marché – choisissez vos sujets et trouvez votre espace

Les quatre principes

• Ceux qui viennent sont les bonnes personnes.
                                                      
• Quoi qu’il arrive, c’est la seule chose qui aurait pu arriver.
                                                      
• Chaque fois que ça commence, c’est le bon moment.
                                                      
• Quand c’est fini, c’est fini.

La seule loi… et la seule règle des deux pieds.

Si à n’importe quel moment vous découvrez que vous n’apprenez ni ne contribuez, utilisez vos deux pieds et passez à un autre cercle de discussion.

Avec l’accord des participants, ce qui est dit dans la salle, reste dans la salle.
                                                             
Deux moteurs d’entraînement

• Passion : pour la question à discuter
• Responsabilité : de s’assurer qu’il est discuté
                                                               
  
  

La Garantie Forum Ouvert
                                         

Chaque problème qui préoccupe vraiment quelqu’un sera discuté si les gens choisissent de le faire. Un dossier complet sera créé à partir des notes des secrétaires (Les «prochaines étapes» immédiates seront identifiées, le cas échéant, avec la responsabilité de ces prochaines étapes assignées et acceptées)
                                                             

Adapté de Owen, Harrison, Expanding Our Now. L’histoire de la technologie de l’espace ouvert, Barrett-Koehler Publishers, Inc., San Francisco, Californie, 1997, page 41